Das Dokumentenarchivierungs- und Arbeitsplatzaufräumprogramm
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Was ist ein Dokumentenarchivierungs-System

Unter Dokumentenarchivierung versteht man die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Selbst wenn das Dokument ursprünglich papiergebunden ist kann es mit Hilfe des Dokumenten- Archivierungsprogramms "RobbyScan" eingescannt und anschließend verwaltet werden.

Neben den üblichen Verwaltungsfunktionen wie der Eingabe von Dateiname, Datum u.s.w. kann man in einem Dokumentenarchivierungs-System auch Schlagwörter eingeben. Den Schlagwörtern kommt dabei besondere Bedeutung zu, da sich durch treffende Schlagwörter die Dokumente später leichter wiederfinden lassen. Auf diese Weise beschriftete Dokumente lassen sich über die Datenbankgestützte Dokumentensuche blitzschnell abrufen.

Im Dateisystem verwaltete Dokumente (unter Windwos Explorer genannt) lassen sich Dokumente über Ordner, Dateiname, Dateityp, Dateiendung, Datum oder Änderungsdatum finden. Dabei hat der Anwender lediglich Einfluss auf die Benennung des Ordners oder des Dokumentennamens. Ein Datenbankgestütztes Dokumentenarchivierungs-Programm kann darüber hinaus nahezu beliebig viele Schlagworte aufnehmen, "RobbyScan" kann dann über beliebig viele Schlagworte oder Schlagwortfragmente die passenden Dokumente auflisten und öffnen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt eines Dokumentenarchvierungs-Systems ist die Datensicherheit von Dokumenten. Fällt die Festplatte aus liest man eine vorher erstellte Datensicherung wieder zurück. Jedoch hier fängt das Problem an. Eine sinnvolle Datensicherung scheitert oft schon daran, daß jedes Programm die selbst erstellten Dokumente in seinen eigenen Standardordner speichert. Diese Standordner sind von Programm zu Programm verschieden und nicht unbedingt dem Anwender bekannt. Das "RobbyScan" Dokumentenarchivierungs-System legt alle Dokumente, egal welchen Typs, in einer einheitlichen Ordnerstruktur ab. Wird der übergeordnete Ordner z.B. mit Nero auf eine DVD gebrannt, kann man sicher sein, daß sämtliche notwendigen Dateien, die für eine evtl.Rücksicherung gebraucht werden, auf der DVD vorhanden sind.

Wann macht die Verwendung von Dokumentenarchivierungs-Systemen Sinn

Nach Meinung des Herstellers von "RobbyScan" sollte die Entscheidung, ob man ein Dokument elektronisch archivieren sollte mehr davon abhängen, ob es wahrscheinlich ist, daß ein songenannter "Rückgriff" auf dieses Dokument stattfinden wird oder nicht. Mit "Rückgriff auf ein Dokument" meint man das suchen, öffen, lesen und/oder ändern eines Dokuments.

Ein "Rückgriff" auf einen Notarvertrag bezüglich eines selbstgenutzten Hauses findet eher selten statt. Daher ist die elektronische Archivierung dieses Notarvertrages wenig sinnvoll. Wird dagegen ein Haus zum Weiterverkauf erworben, macht die elektronische Archivierung eines Notarvertrages Sinn. Denn hier kann man davon ausgehen, daß bei Verkaufsverhandlungen immer wieder Vertragsdetails geklärt werden müssen.

Vermieter müssen für ihre Nebenkostenabrechnungen mindestens 1-mal jährlich Excel- oder Word Dateien erstellen. Hier macht die elektronische Archivierung ebenfalls Sinn. Üblicherweise ruft man hier die bereits ausformulierten Abrechnungen des Vorjahres auf, um sie an das neue Jahr anzupassen und mit neuen Schlagworten wieder abzulegen.

Branchen und deren hauptsächlichen Einsatzzweck von Dokumentenarchivierungs-Systemen

Zeitungsverlage

Hier werden hauptsächlich Redaktionsbeiträge in Form von Text- oder PDF-Dateien, in der Anzeigenabteilung "Gestaltete Anzeigen" in Form von Bildateien verwaltet. Insbesondere müssen in der Anzeigenabteilung immer wieder bestehende Anzeigen aufgerufen und an Kundenwünsche angepasst werden. Die Hauptschlagwörter orientieren sich am Kunden- oder Firmennamen.


Reparaturwerkstätten

Ob Kfz-Werkstatt oder Fernsehwerkstatt. Hier werden Schaltpläne, Reparaturanleitungen, Fachartikel oder Digitalfotos archiviert. Die Schlagwörter orientieren sich hier eher an Fahrzeug- bzw.Gerätetypen oder an Fehlerbeschreibungen in Kombination mit Fahrzeug- bzw.Gerätetypen.


Steuerbüros, Buchhaltungsunternehmen, Callcenter

Organisationsmittel, Formulare, Checklisten oder ähnliches können mit einem Dokumentenarchivierungs-System blitzschnell eingeordnet werden. Die Hauptschlagworte beziehen sich hier auf Inhalte der Formulare.


Industrievertretungen

Sicherheitsdatenblätter waren hier das große Thema bevor RobbyScan eingesetzt wurde. Mußten vorher Regalweise Ordner zum abheften von Sicherheitsdatenblättern vorgehalten werden reicht jetzt genügend Festplattenspeicher. Sicherheitsdatenblätter legt man am besten nach Produktnamen ab um sie wiederzufinden und dem Kunden per E-Mail zustellen zu können.


Ordner-Hauptübersicht (alle Ordner geschlossen)

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Ordner-Hauptübersicht (ein Ordner bis zur 3.Ebene geöffnet)

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Rechtsklick auf einen Ordner öffnet einen Dialog, der das hinzufügen von weiteren Dateien erlaubt.
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Das einscannen eines Dokuments
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Dokument finden und ansehen
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Dokument suchen
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Ordner bearbeiten
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Papierkorb sichten
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Memo bearbeiten
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Versionsübersicht

FUNKTIONEN BASE PROFESSIONAL BUSNESS
Ordnerverwaltung Ja Ja Ja
Bildverarbeitung (drehen, spiegeln, invertieren,Graustufen) Ja Ja Ja
Scan-/Multiscanunterstützung Ja Ja Ja
Dokumentenverwaltung (auch per Drag & Drop) Ja Ja Ja
Papierkorb Ja Ja Ja
Datensicherung auf wiederbeschreibbaren Medien Ja Ja Ja
Mehrseitige Dokumente zusammenfassen (bis 99 Seiten) Ja Ja Ja
Memo Funktion Ja Ja Ja
Dokumentensuche mit bis zu 30 Suchworten Ja Ja Ja
Beschränkung auf 1000 Dokumente Ja Nein Nein
Verfallsdatum zum automatischen Löschen von abgelaufenen Dokumenten Nein Ja Ja
Postmappe Nein Ja Ja
Wiedervorlage Nein Ja Ja
Passwortschutz Nein Ja Ja
Benutzerverwaltung Nein Nein Ja
Zugriffsberechtigungen auf Ordnerebene Nein Nein Ja
Incl.5 Lizenzen Nein Nein Ja




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